In onze dagelijkse bezigheden ervaren we constant een stroom van werk en andere verantwoordelijkheden. Soms lijkt het alsof de drukte alleen maar toeneemt, vooral in periodes van personeelstekort. Herken je het gevoel dat anderen dringend iets van je willen, waardoor je al je andere werk even opzij moet zetten?
Aan het einde van de dag merk je misschien dat je weliswaar druk bent geweest, maar dat je niets hebt voltooid van je oorspronkelijke actielijst. Je hebt je dag gevuld met korte-termijnacties, bent de controle over je agenda kwijtgeraakt en je to-do-lijst lijkt alleen maar langer te worden. Hoe neem je weer de regie over je agenda en richt je je op dingen die echt belangrijk zijn?
Zelf maak ik vaak gebruik van een eenvoudig hulpmiddel om snel orde te scheppen in de chaos en mijn actiepunten te organiseren. Het valt me op dat veel mensen dit hulpmiddel niet kennen of niet gebruiken, maar vaak positief verrast zijn door de eenvoud en effectiviteit ervan.
Het hulpmiddel dat ik gebruik is de Eisenhower-matrix. Het is een eenvoudig instrument dat snel helpt bepalen in welk van de vier kwadranten een taak thuishoort en wat je ermee moet doen. Deze matrix, vernoemd naar de Amerikaanse president Dwight D. Eisenhower, vereist geen ingewikkelde schema’s of formules. Bij elke taak die op je afkomt, kun je eenvoudig bepalen waar het in de matrix thuishoort.
Eisenhower, de 34e president van de Verenigde Staten en voormalig generaal in het Amerikaanse leger, organiseerde zijn werklast volgens het “Eisenhower-principe”. In een toespraak uit 1954 citeerde hij Dr. J. Roscoe Miller: “Ik heb twee soorten problemen: de urgente en belangrijke. Het urgente is niet belangrijk en het belangrijke is nooit urgent.” Dit principe vormt de basis van de Eisenhower-matrix.
Om effectief met je tijd om te gaan, is het cruciaal het onderscheid tussen belangrijke en urgente activiteiten te begrijpen. Belangrijke activiteiten leiden tot het behalen van doelen, zowel professioneel als persoonlijk. Urgente activiteiten vragen directe aandacht en zijn vaak gerelateerd aan de doelen van anderen.
De Eisenhowermatrix, ook wel Urgent-Important Matrix genoemd, helpt bij het beslissen en prioriteren van taken op basis van urgentie en belangrijkheid. Het resulteert in vier kwadranten met verschillende werkstrategieën:
· Belangrijk en Urgent: Voer deze taken nu uit.
· Belangrijk maar niet Urgent: Stel deze taken uit en voeg ze toe aan je to-do-lijst.
· Urgent maar niet Belangrijk: Delegeer deze taken aan anderen die ze beter kunnen uitvoeren.
· Niet Urgent en niet Belangrijk: Besteed hier geen tijd aan, of overweeg het later als er geen urgentere taken zijn.
Classificeer alle activiteiten in deze vier categorieën. Het is essentieel om helder te hebben wat belangrijk is voor het behalen van langetermijndoelen en wat urgent is om acute problemen te voorkomen. Het indelen van taken in de kwadranten maakt het gemakkelijker om prioriteiten te stellen, taken over te dragen of te delegeren.
Hoewel het misschien lijkt alsof de meeste taken onmiddellijk moeten worden uitgevoerd, wordt bij nadere inspectie vaak duidelijk dat dit niet het geval is. De Eisenhower-matrix helpt om onderscheid te maken tussen direct uit te voeren taken en taken die later kunnen worden behandeld, of zelfs helemaal niet.
Door bewust met de kwadranten om te gaan, behoud je de controle over je agenda en voorkom je dat je wordt overladen met taken die niet direct jouw verantwoordelijkheid zijn.
Kwadrant 1– Belangrijk / Urgent
Dit kwadrant staat
bekend als het stresskwadrant, omdat alle taken die hierin vallen tot stress kunnen leiden. De taken in dit kwadrant moeten vandaag nog, zo snel mogelijk, en zelf worden voltooid. Het uiteindelijke doel van de Eisenhower-methode is ervoor te zorgen dat dit kwadrant leeg is, of op zijn minst zo leeg mogelijk. Door zorgvuldig te plannen en taken te delegeren, en dus de kwadranten 2 en 3 effectief te beheren, moet worden voorkomen dat taken vanuit deze kwadranten naar het eerste kwadrant worden verschoven.
Daarnaast zijn er natuurlijk ook onvoorziene activiteiten. Het is daarom verstandig altijd wat tijd in te plannen voor onverwachte problemen en niet-geplande, maar belangrijke activiteiten. En als zich echt een grote crisis voordoet, moeten vanzelfsprekend andere taken opnieuw worden bekeken en gepland. Als je te maken hebt met veel urgente en belangrijke activiteiten, is het goed tijd te besteden aan het analyseren van welke activiteiten van tevoren hadden kunnen worden voorzien. Bedenk hoe vergelijkbare activiteiten in de toekomst beter kunnen worden gepland, zodat ze niet als urgent worden ervaren.
Kwadrant 2– Belangrijk / niet Urgent
Ook in dit tweede kwadrant is de eerste vraag die beantwoord moet worden of de taken zelf moeten worden uitgevoerd, of dat ze misschien zelfs beter door iemand anders kunnen worden gedaan. In ideale omstandigheden besteedt een competente manager het grootste deel van zijn tijd aan taken in dit kwadrant. Dit zijn taken die bijdragen aan het behalen van langetermijndoelen. Omdat deze taken niet dringend zijn, kunnen ze goed worden ingepland. Het is essentieel om goed na te denken over prioriteiten en langetermijndoelen. Een veelvoorkomende fout is te denken dat er meerdere prioriteiten tegelijk kunnen zijn. In feite is dit niet mogelijk; er is altijd één prioriteit op elk moment. Het is van groot belang om goed te overwegen wat een prioriteit is. Definieer dit eerst voor de lange termijn en vertaal het vervolgens in stappen voor vandaag.
Het bepalen van wat het belangrijkste is, betekent niet per se dat er harder moet worden gewerkt, maar het resultaat is vaak wel slimmer werken. Vooral de effectiviteit neemt toe, niet per se de efficiëntie.
Dit kwadrant vereist veel zelfdiscipline: er gebeurt niets ernstigs als de taken niet vandaag of morgen worden uitgevoerd, en de verleiding om andere,
misschien urgentere of leukere dingen te doen, kan groot zijn. Maar langdurig uitstellen zal leiden tot het vullen van het eerste kwadrant met urgente taken die stress veroorzaken. Bovendien zal waarschijnlijk de kwaliteit van de uitgevoerde taken lager zijn. In plaats van een goed doordacht plan uit te voeren, moet snel een spoedactie worden uitgevoerd om problemen te voorkomen.
Kwadrant 3– niet Belangrijk / Urgent
In dit kwadrant bevinden zich taken die weliswaar dringend zijn, maar die het beste door iemand anders kunnen worden uitgevoerd. Toch vullen mensen hun dag vaak met taken die niet belangrijk zijn, maar wel onder tijdsdruk staan. Het zijn taken die de illusie wekken belangrijk te zijn: ‘Het moet nu gebeuren, anders loop ik achter!’ Dringende maar niet belangrijke taken vormen obstakels voor het bereiken van je doelen.
Vanuit managementperspectief is dit waarschijnlijk het lastigste kwadrant, omdat de manager een ander moet overtuigen om prioriteit te geven aan
een plotseling opduikende taak boven zijn of haar oorspronkelijke planning. Veel van dit soort taken worden juist door anderen aangedragen. Vaak is het echter helemaal geen probleem om beleefd “nee” te zeggen tegen deze mensen, of hen aan te moedigen het probleem zelf op te lossen. Bedenk hierbij dat je niet de persoon afwijst, maar slechts de taak: “Ja” tegen de persoon, “Nee” tegen de taak. Een andere manier om met taken om te gaan die door anderen worden aangereikt, is door tijdslots in te stellen waarop je beschikbaar bent, zodat mensen weten wanneer ze je kunnen spreken. Regelmatig overleg met mensen in je directe omgeving, of zelfs het instellen van een spreekuur, voorkomt dat je de controle over je agenda verliest en genoeg tijd overhoudt voor andere, belangrijke zaken.
Kwadrant 4 – niet Belangrijk / niet Urgent
In dit kwadrant staan taken die niet direct tot iemands verantwoordelijkheid behoren en ook niet vandaag hoeven worden uitgevoerd. Het wordt ook wel het vluchtkwadrant genoemd. In praktijk zijn het veel overbodige taken die in dit kwadrant terechtkomen. Vaak lossen problemen in dit kwadrant zichzelf op of kunnen ze op de lange termijn ingepland worden.
Door te werken met de Eisenhower-matrix wordt het duidelijk welke activiteiten prioriteit verdienen en welke niet. Het gaat erom dat je je richt op wat werkelijk belangrijk is en je niet laat afleiden door ogenschijnlijk urgente zaken die niet bijdragen aan je langetermijndoelen. Gebruik dit principe om je werk te organiseren en je tijd en energie te richten op zaken die er echt toe doen.